Contratar um funcionário exige mais do que definir um salário compatível com a função. Antes de abrir uma vaga, a empresa precisa considerar os encargos trabalhistas e previdenciários, as provisões, os benefícios e as despesas operacionais envolvidas na contratação.
Esses valores variam conforme o regime tributário, a atividade da empresa, a jornada de trabalho e as condições previstas na legislação e nas convenções coletivas aplicáveis. Por isso, utilizar apenas o salário como referência pode levar a uma estimativa incorreta do impacto financeiro da nova contratação.
Entender o custo total de um funcionário permite planejar melhor o orçamento, avaliar a capacidade financeira da empresa e tomar decisões mais seguras sobre a ampliação da equipe.
O salário é apenas uma parte do custo
O salário contratual é um dos principais componentes do custo de um funcionário, mas não representa o valor total que a empresa precisa considerar.
Entre os principais valores que podem compor esse custo estão:
- Salário mensal;
- FGTS;
- Férias acrescidas do terço constitucional;
- 13º salário;
- Contribuição previdenciária patronal, quando aplicável;
- RAT e outras contribuições, conforme o enquadramento da empresa;
- Vale-transporte e outros benefícios;
- Horas extras e respectivos adicionais, quando houver;
- Adicionais de insalubridade ou periculosidade, quando aplicáveis;
- Custos relacionados a afastamentos, rescisões e outras situações trabalhistas.
A incidência de cada encargo depende das características da contratação e das regras aplicáveis à empresa. Por isso, o cálculo precisa considerar a situação específica do negócio, em vez de utilizar um percentual genérico.
Como funcionam as provisões trabalhistas?
Além dos pagamentos mensais, a empresa precisa se preparar para despesas que ocorrem em períodos específicos, como o 13º salário e as férias acrescidas do terço constitucional.
Uma forma de organizar esses valores é por meio das provisões trabalhistas, que permitem planejar as despesas ao longo do ano e evitar que esses pagamentos representem um impacto financeiro inesperado.
Imagine, por exemplo, um funcionário contratado por um salário mensal de R$ 3.000,00. Em um ano completo, a remuneração correspondente aos 12 meses totaliza R$ 36.000,00. A esse valor, somam-se R$ 3.000,00 referentes ao 13º salário e R$ 1.000,00 correspondentes ao terço constitucional de férias.
Assim, considerando essas parcelas, o total anual chega a R$ 40.000,00, sem incluir encargos patronais, benefícios e outras despesas relacionadas à contratação. O salário do período de férias já está incluído nos 12 salários anuais e, por isso, não deve ser somado novamente.
Esse exemplo demonstra por que considerar apenas o salário mensal pode levar a uma visão incompleta do custo da mão de obra. Ao planejar essas despesas, a empresa consegue ter uma visão mais abrangente dos compromissos financeiros relacionados ao funcionário.
O regime tributário também influencia o cálculo
Não existe um único percentual que possa ser aplicado a todas as empresas para determinar quanto custa um funcionário.
O impacto dos encargos varia conforme o regime tributário e as características da atividade exercida.
No Simples Nacional, por exemplo, a contribuição previdenciária patronal geralmente está incluída no Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), mas existem exceções. Nas atividades tributadas pelo Anexo IV, essa contribuição é recolhida separadamente, conforme as regras aplicáveis.
Já nas empresas enquadradas no Lucro Presumido ou no Lucro Real, a contribuição previdenciária patronal sobre a folha normalmente é recolhida fora do DAS, pois esses regimes não utilizam esse documento de arrecadação unificado.
Além disso, outros fatores podem influenciar o cálculo, como a atividade da empresa, o enquadramento previdenciário, o RAT, as contribuições de terceiros e as particularidades da folha de pagamento.
Por isso, antes de estimar o custo de uma contratação, é importante verificar quais encargos efetivamente se aplicam à empresa. Uma análise individualizada evita cálculos imprecisos e contribui para um planejamento financeiro mais confiável.
Benefícios também fazem parte da conta
Outro ponto que precisa ser considerado são os benefícios oferecidos aos colaboradores.
Vale-transporte, vale-alimentação, vale-refeição, plano de saúde, plano odontológico, seguro de vida e auxílio-creche são exemplos de benefícios que podem representar uma parcela relevante do custo de um profissional.
Alguns benefícios podem ser obrigatórios conforme a legislação ou a convenção coletiva aplicável à categoria. Outros são oferecidos voluntariamente pela empresa como parte de sua política de remuneração e retenção de profissionais.
Além do valor financeiro, é importante avaliar as condições de concessão de cada benefício, suas regras de incidência e os possíveis reflexos na folha de pagamento.
Antes de estabelecer um pacote de benefícios, o empresário deve identificar as obrigações aplicáveis e avaliar o impacto das opções escolhidas no orçamento da empresa.
Horas extras e adicionais podem aumentar o custo
O custo de um funcionário também pode variar de acordo com a jornada de trabalho, a função exercida e as condições em que as atividades são realizadas.
Horas extras, adicional noturno, adicional de insalubridade e adicional de periculosidade são exemplos de verbas que podem aumentar o valor da folha quando aplicáveis.
Essas parcelas também podem gerar reflexos em outros valores trabalhistas, conforme as regras correspondentes.
Isso significa que dois profissionais com o mesmo salário-base podem representar custos diferentes para a empresa. A jornada, as atividades desempenhadas, os adicionais devidos e as condições previstas em acordos ou convenções coletivas precisam ser considerados no cálculo.
Por esse motivo, a estimativa deve ser feita com base nas características reais da vaga, e não apenas no salário informado na proposta de contratação.
O custo da contratação vai além da folha de pagamento
Além dos encargos e das verbas trabalhistas, a chegada de um novo profissional pode gerar despesas operacionais.
Treinamentos, integração, equipamentos, uniformes, ferramentas, sistemas e estrutura de trabalho são alguns exemplos de custos que podem estar relacionados à contratação.
Dependendo da função, também pode existir um período de adaptação até que o colaborador esteja totalmente integrado aos processos e alcance o nível esperado de produtividade.
Esses fatores não são necessariamente encargos trabalhistas, mas fazem parte da análise financeira da decisão. Considerá-los ajuda a empresa a avaliar o investimento necessário para ampliar a equipe e a estrutura disponível para sustentar esse crescimento.
Antes de contratar, avalie o impacto financeiro
A contratação de um funcionário pode ser fundamental para ampliar a capacidade de atendimento, melhorar processos, reduzir gargalos ou desenvolver novas áreas da empresa. Entretanto, essa decisão precisa estar alinhada às necessidades e à capacidade financeira do negócio.
Antes de abrir uma vaga, o empresário deve avaliar não apenas quanto poderá pagar de salário, mas também os encargos, benefícios, provisões e demais despesas envolvidas.
Também é importante entender qual necessidade a contratação pretende atender e se o aumento da estrutura será acompanhado por crescimento suficiente da receita, da produtividade ou da capacidade operacional para sustentar o novo custo.
Uma análise prévia permite comparar cenários, organizar o orçamento e evitar que uma decisão necessária para o crescimento acabe gerando dificuldades financeiras.
Planejar a contratação é planejar o crescimento
Contratar um funcionário representa um investimento na estrutura e na capacidade operacional da empresa. Para que essa decisão seja sustentável, é necessário conhecer o custo total do profissional e avaliar o impacto que ele terá no orçamento.
Além dos salários e encargos, devem ser considerados os benefícios, as provisões trabalhistas e as despesas relacionadas à estrutura de trabalho. Também é importante analisar se a contratação atende a uma necessidade real do negócio e se a empresa tem condições de sustentar esse custo.
Com uma análise contábil e trabalhista adequada, o empresário consegue estimar os valores envolvidos com mais precisão e tomar decisões alinhadas à realidade financeira da empresa.
A EFE pode auxiliar nesse processo, contribuindo para que a empresa compreenda os custos envolvidos na contratação e tenha mais segurança no planejamento de sua estrutura e de seu crescimento.